資料安全邊界評估：這份資料能給 AI 嗎

用途

在把任何公司資料輸入 AI 工具前，先評估它的敏感等級，並給出是否可以使用、如何安全使用的具體建議。

何時用

• 適合：不確定某份公司資料、客戶資料或合約內容是否適合輸入 AI 工具時用；在顧問工作中使用客戶提供的文件前，這個評估是必要步驟。
• 不要用：公開已去識別化的資料（例如政府開放資料、維基百科內容）不需要評估，直接用就好。

Prompt

你是企業資訊安全顧問，請幫我評估以下資料是否適合輸入 AI 工具，給出安全等級判斷與使用建議。

【資料類型描述】
{{描述你想輸入 AI 的資料，例如：客戶公司的組織架構圖 PDF、含員工薪資的 Excel、公司內部 SOP 文件、供應商合約草稿}}

【使用目的】
{{你要拿這份資料做什麼，例如：讓 AI 幫我摘要、讓 AI 生成培訓課程、讓 AI 分析合約條款}}

【使用的 AI 工具】
{{例如：Claude.ai（web）、ChatGPT Plus、公司內部部署的私有模型、Google Workspace Gemini}}

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請從三個面向評估並輸出結果：

面向一｜敏感度分級
🟢 綠色（可直接使用）：公開資訊、無個人資料、無商業機密
🟡 黃色（謹慎使用）：含個人識別資訊（PII）、內部但非機密的業務資料、有 NDA 義務但無競爭敏感性
🔴 紅色（不建議直接使用）：客戶機密、財務預測、合約條款、未公開個人薪資資料、涉及法規合規的記錄

→ 給出分級結果 + 判斷理由（2-3 句）

面向二｜使用建議
如果是黃色，具體說明：
- 哪些欄位 / 段落需要先去識別化或遮蔽
- 使用哪種 AI 工具比較安全（本地部署 vs 雲端 vs Workspace 企業方案）
- 是否需要簽訂 DPA（資料處理協議）

如果是紅色，具體說明：
- 最安全的替代方式（例如：只輸入去識別化摘要、請法務確認後再用、改用本地部署模型）

面向三｜一句話結論
格式固定為以下三選一：
✅ 可以：[原因]
⚠️ 先確認：[需要做什麼確認或去識別化處理]
❌ 不建議：[具體風險是什麼]

範例 / 變體

• 填好變數：{{資料類型}} 換成「客戶公司的員工出勤紀錄 Excel，含姓名、部門、打卡時間」、{{用途}} 換成「讓 AI 幫我統計每個部門的平均加班時數」、{{AI 工具}} 換成「Claude.ai web 版」。
• 變體（批量評估多份資料）：把多份資料逐一描述，說「請用三色分級表格輸出每份資料的評估結果，方便我一次決定哪些可用、哪些要處理。」
• 變體（幫我寫去識別化 SOP）：在評估完後加上「如果是黃色，請直接生成一份針對這份資料的去識別化操作 SOP，讓我可以照著做。」

🎯 範例輸出（實測）

在 Claude.ai 跑這句、把 {{變數}} 填成「客戶 USL 少年玩具的員工出勤紀錄 Excel（含姓名、部門、打卡時間），用途：讓 AI 統計每部門平均加班時數，使用工具：Claude.ai web 版」的結果：

點開看 AI 實際輸出

面向一｜敏感度分級

🟡 黃色（謹慎使用）

判斷理由：出勤記錄含員工姓名（直接識別個人資訊 / PII）與打卡時間，屬於《個資法》保護範圍。資料本身不含薪資、健康或財務資訊，商業機密程度中等。但輸入 Claude.ai web 版（雲端）後，資料將傳送至 Anthropic 伺服器，若未簽訂 DPA，該資料可能被用於模型改善用途。

面向二｜使用建議

在使用前需做以下處理：

• 去識別化：將「姓名」欄替換為員工編號（例：EMP-001），刪除或遮蔽姓名欄後再貼入 AI
• 部門欄保留（無直接識別性，統計需要）
• 工具建議：若公司有 Google Workspace Business 方案，可改用 Gemini for Google Workspace（資料不用於訓練，有 DPA）；或請 IT 確認是否已有本地部署 AI 選項
• DPA 確認：若使用 Claude.ai 個人帳號，目前無 DPA；建議改用 Claude for Enterprise 或其他已簽 DPA 的方案

面向三｜一句話結論

⚠️ 先確認：將員工姓名欄替換為員工編號後，可使用 Claude.ai；或改用已簽 DPA 的企業版 AI 工具（如 Gemini for Workspace Business）

💡 實測心得：這個提示語最實用的地方是它幫你把「感覺好像可以用」轉換成「具體需要做哪一步確認」；顧問每次收到客戶文件時花 2 分鐘跑一次，可以避免事後的法律和信任風險。

延伸

簡單來說：AI 工具的使用邊界不是「能不能輸入」，而是「輸入後資料去哪了、誰有機會看到」——這個評估的重點就是讓你在點擊送出前想清楚這件事。

在顧問工作中，每次使用客戶文件前跑這個評估，是基本的職業保護。遇到 🔴 紅色資料，可以搭配「企業 IT 健檢」框架建議客戶導入本地部署或企業版 AI，這也是顧問可以提供的加值服務。