週報自動生成：工作記錄到主管報告
用途
把一週的流水帳工作記錄，整理成本週完成、下週計畫、待決議、風險四段的結構化週報，讓你在每週五花不到 10 分鐘就能產出可以直接發出的報告。
何時用
- 適合：每週五下班前要把工作記錄轉成正式週報；需要向主管、客戶或合作夥伴例行彙報；流水帳筆記多、不知道怎麼篩選重點。
- 不要用：尚無工作記錄就別跑這個，AI 沒有原始素材會胡謅；月度或季度總結用月報範本，週報架構不適合；純個人反思日誌不需要走正式彙報格式。
Prompt
text
你是一位擅長向上管理的助理，幫我把工作記錄整理成簡潔的週報。
工作背景：{{簡述你的工作角色與主要負責領域，1-3 句}}
週報對象：{{主管姓名或職稱，例：產品部主管 Jason}}
本週流水帳（貼上你的記錄，條列或段落皆可）：
{{本週工作流水帳}}
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請輸出以下四段結構的週報：
一、本週完成
- 每項≤2行，附完成日期或里程碑
- 優先列有具體成果的事項
二、下週計畫
- 每項≤2行，附預計完成日期
- 不超過 5 項，聚焦最重要的
三、待決議事項
- 列出需要 {{週報對象}} 或其他人拍板的事項
- 格式：事項 | 需要誰決定 | 截止日
四、風險與阻礙
- 列出可能影響進度的風險
- 每項附上緩解方案或需要的支援
整體 ≤ 400 字，語氣直接務實，截止日一律用 YYYY-MM-DD 格式。範例 / 變體
- 填好變數：工作背景填「顧問，負責 USL 客戶 GWS 導入專案」、週報對象「合夥人 Alex」、貼入這週 LINE 訊息整理出的十幾條記錄 → AI 篩選出四段重點，截止日自動標準化。
- 變體（英文版）：在最後加「同時輸出英文版，適合發給外籍利害關係人」，中英雙版一起跑。
- 變體（摘要短訊）：加上「另外輸出一段 50 字以內的摘要版，適合貼在 Slack 頻道」，給不想看完整週報的人看。
🎯 範例輸出（實測）
在 Claude.ai 跑這句、把
{{變數}}填成「工作背景：顧問，負責 USL 客戶 GWS 導入專案 ／ 週報對象：合夥人 Alex ／ 流水帳：週一跟念祖確認 Classroom 設定進度，他說還差最後一步；週二寄 SOP 文件給客戶；週三更新 Jira 票、把 #36 推到進行中；週四線上 demo 排程確認；週五 KPI 表格整理送審」的結果：
點開看 AI 實際輸出
一、本週完成
- 確認 Google Classroom 設定剩最後一步，念祖預計 6/10 前完成（2026-06-02）
- 已寄出 Classroom 設定 SOP 文件給客戶（2026-06-03）
- 更新 Jira：#36 狀態推進至進行中（60%）（2026-06-04）
- 完成線上 Demo 排程確認，預計 6/11（2026-06-05）
- 送出 5 月 KPI 表格初稿供 Alex 審閱（2026-06-06）
二、下週計畫
- 完成 Classroom 設定遠端驗收（預計：2026-06-11）
- 業務部 GWS 試點方案初稿（預計：2026-06-13）
- 第三季計畫對焦會議籌備（預計：2026-06-13 前）
三、待決議事項
| 事項 | 需要誰決定 | 截止日 |
|---|---|---|
| NotebookLM 試點時間 | Alex + 振川 | 2026-06-13 |
四、風險與阻礙
- Classroom 設定若 6/10 未完成：將影響第三季採用率起始值計算。緩解：已提供詳細 SOP，必要時安排遠端輔助操作。
💡 實測心得：流水帳裡如果有「週四線上 demo 排程確認」這種「協調性工作」，AI 容易誤判為「已完成 demo」；在流水帳裡用「確認排程」vs「執行 demo」分清楚，輸出的完成項目才不會語意失真。
延伸
簡單來說，週報最難的不是寫，是從一週的雜亂中挑出「對對方有意義的事」。這個提示詞的四段結構就是在逼 AI 幫你做這個篩選。試用兩三週後，你會開始感覺到哪種記錄方式讓周五整理最省力。